// Für Chemie, pharma und Handel
Gefahrstoffmanagement digital, automatisiert, integriert - Mehr Sicherheit, Effizienz und Transparenz
Damit sie nie wieder durch fehlerhafte Kennzeichnung, unvollständige Sicherheitsdatenblätter oder mangelhafte Gefahrgutdokumente Rückrufe, Lieferstopps oder Bußgelder riskieren müssen. Erhalten Sie endlich fehlerfreie Daten, effiziente Prozesse und optimierte Transport- und Lagerkosten.
Ist das auch Ihr Schmerz?
Die Gefahrstoff- und Transport-Compliance-Prozesse laufen „irgendwie“ – aber die Folgen sind täglich spürbar:
- Dokumente fehlen, sind veraltet oder unvollständig: Das Team sucht hektisch nach dem richtigen SDB, das Etikett passt nicht zum Produkt, Gefahrgutpapiere werden kurzfristig korrigiert – oft in letzter Minute.
- Produktfreigaben dauern zu lange: Statt in 3 Tagen brauchen Sie 7–10 Tage, weil Freigaben oder Unterlagen fehlen. Auslieferungen verzögern sich, Liefertermine wackeln.
- Nacharbeits- und Fehlerquote sind zu hoch: Viele Dokumente müssen nachträglich korrigiert werden. Das bindet Zeit und Personal – und kostet Nerven.
- Transport- und Lagerkosten sind unnötig hoch: Gefahrstoffe werden zu sicher (und damit zu teuer) eingestuft – aus Angst vor Fehlern. Lieferungen stehen still, weil Gefahrgutpapiere unvollständig sind.
- Audits und Behördenprüfungen verursachen Unruhe: Niemand ist sicher, ob alles vollständig und korrekt dokumentiert ist. Jeder Audit-Termin wird zum Risiko.
- Versteckte Kosten explodieren: Rückrufe, Nacharbeit, Express-Korrekturen – ein einziger Fehler kann 50.000–150.000 € kosten. Und der Image-Schaden lässt sich nicht beziffern.
Das Ergebnis:
Sie leben mit einem Risiko, das sich mit jedem Tag summiert. Und mit Kosten, die Sie oft gar nicht genau sehen – aber Jahr für Jahr belasten.
Aber hier kommt Ihre Chance!
Mein 4-Schritte-Programm: Gefahrstoffmanagement digital, automatisiert und integriert
Meine Lösung ist speziell ausgelegt für die chemische Industrie, Kunststoff- und Gummiindustrie, Lack-, Farben- und Beschichtungsindustrie, Reinigungsmittel- und Hygieneindustrie, Pharmazeutische Industrie, Kosmetikindustrie, Logistikunternehmen mit Gefahrgut, Labore & Auftragsfertiger für chemische Produkte und Handelsunternehmen für Gefahrgut.
Grundsätzlich: Für Produktions- und Handelsunternehmen mit chemischen Erzeugnissen, die gesetzlich verpflichtet sind, ihre Produkte gemäß REACH, GHS und CLP zu kennzeichnen und Sicherheitsdatenblätter zu verwalten.
1. Prozessanalyse
Durchschnittsdauer: 4-8 Stunden
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Aufnahme aktueller Schwachstellen: manuelle Arbeit, doppelte Datenpflege, fehlende Schnittstellen.
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Erhebung der vorhandenen Systeme (ERP, PIM, Gefahrstoffmanagement, DMS, WMS).
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Prüfung aktueller Kennzahlen (Audittrefferquote, Anzahl Nacharbeitungen, Bußgeldzahlungen, Lagerhaltungskosten, Transportkosten).
2. Zieldefinition
Durchschnittsdauer: 2-3 Wochen
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Definition von messbaren Zielen (KPI's).
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Auswahl: bestehende Systeme verbinden oder neue Software ergänzen.
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Definition eines digitalen Zielprozesses - Welche Systeme müssen zusammen spielen, wo und wie können Daten automatisiert fließen.
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Planung der Umsetzung: Zeitplan, Meilensteine, Auswahl externer Softwarehäuser.
3. Umsetzung
Durchschnittsdauer: 6-8 Wochen
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Steuerung der Umsetzung: Koordination der externen Dienstleister und Keyuser, Begleitung der Tests, Organisation und Moderation von Change-Requests, Trainings und Schulungen.
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Erste Compliance- und Effizienzchecks (z.B. schnellerer Freigabeprozess neuer Produkte oder weniger Nacharbeit).
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Sicherstellung des Projekterfolgs durch Hands-on Mentalität, Unterstützung der Keyuser und übernehmen von Aufgaben.
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Go-Live Begleitung
4. Langfristige Begleitung
Dauer: Individuell
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Etablierung eines Monitorings: KPIs zur Erfolgsmessung dauerhaft tracken (z.B. Fehlerquote, Zeit bis Freigabe, Auditquote).
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Dauerhafte und DSGVO-konforme Speicherung der Projektdokumentation für Rückfragen.
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Übergabe der Projektdokumentation und Abschlussbericht.
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Optional: Übergabe des Projektes an einen Mitarbeiter.
-
Optional: kontinuierliche Optimierung (z.B. bei Softwareupdates oder neuen regulatorischen Anforderungen).
Möchten Sie Wissen, wie lange das Projekt für Ihre individuelle Situation dauern wird und welche Maßnahmen notwendig sind?
Was kostet das? Rechnet sich das?
Im folgenden sehen Sie ein realistisches Rechenbeispiel mit Blick auf den ROI.
Ausgangssituation:
Mittelständisches Chemie-/Fertigungsunternehmen, 200 Mitarbeiter, 50 Mio. € Jahresumsatz Produkte: 500 Artikel mit Gefahrstoffbezug 10 Exporte in regulierte Märkte (EU, teils international).
Kalkulierte Projekkosten:
Position
Aufwand
Tagessatz
Kosten
Yannick Berthelsen
60 PT
840 €
54.000 €
Externe Dienstleister
40 PT
1480 €
59.200 €
Interner Personalaufwand (Keyuser)
40 PT
360 €
14.400 €
Software (Lizenzkosten)
pauschal
10.000 €
Gesamtinvestition einmalig: 137.600 €
Ein einziges Worst-Case-Ereignis(z. B. Rückruf + Strafe + Nacharbeit) kann Ihr Unternehmen zwischen 50.000 € und 200.000 € kosten – und das in einem Jahr.
Die Investition in diese Lösung (ca. 137.600 €) entspricht dem Vermeidungswert eines einzigen großen Compliance-GAUs. Die Investition zahlt sich bereits aus, wenn nur ein einziges Ergeignis in den nächsten 3-5 Jahren vermieden wird.
Hinzu kommen jährliche Einsparungen aufgrund von optimierter Prozesskosten.
Erwartete jährliche Einsparungen:
Kategorie
Kosten alt
Kosten neu
Ersparnis
Nacharbeiten SDB / Etiketten
40.000 €
5.000 €
35.000 €
Manuelle Datenpflege
70.200 €
10.000 €
60.200 €
Manueller SDB-Versand
45.000 €
5.000 €
40.000 €
Transport-/Lagerkosten
50.000 €
40.000 €
10.000 €
Strafzahlungen (Lieferverzug)
50.000 €
15.000 €
35.000 €
Jährliche Gesamteinsparung: 180.200 €
Ohne Berücksichtigung möglicher Compliance-Strafen entspricht die Gesamteinsparung einem ROI von 130,96 % und einer Amortisationszeit von ca. 0,76 Jahren.
Möchten Sie, dass wir gemeinsam eine solche Rechnung für Ihre individuelle Situation durchführen?
Warum kann das nicht einfach mein IT- und Laborleiter mit dem Softwareanbieter regeln?
In vielen Projekten im Mittelstand wird gedacht: „Das machen wir selbst mit dem Softwareanbieter.“ Und genau das führt zu den bekannten Problemen: Verzögerungen, unvollständige Integration, Nacharbeit und unnötige Kosten. Der IT-Leiter, Laborleiter und Softwareanbieter bringen wichtige Teile ein – aber niemand sorgt dafür, dass alles nahtlos zusammenpasst. Genau das ist meine Rolle.
IT-Leiter:
✅ Spezialist für IT-Infrastruktur und interne Systeme
❌ Überlastet durch das Tagesgeschäft, kann sich nicht voll auf das Projekt fokussieren
❌ Keine neutrale Steuerung – interne Prioritäten und operative Anforderungen stehen im Weg
Laborleiter:
✅ Experte für Gefahrstoffe, REACH, GHS, CLP, Sicherheitsdatenblätter
❌ Kein Fachmann für IT-Projektsteuerung, Schnittstellen oder Systemintegration
❌ Fokussiert auf Inhalte, nicht auf digitale Umsetzung
Softwareanbieter:
✅ Liefert die eigene Softwarelösung
❌ Hat nur seine Lösung im Blick, nicht das Gesamtbild
❌ Integration mit anderen Systemen (ERP, PIM, DMS) liegen nicht in seinem Spezialgebiet - Risiko für Fehler ist höher.
Yannick Berthelsen als externer IT-Projektmanager:
✅ Unabhängig und neutral – kein Produktinteresse, nur Kundenerfolg im Fokus
✅ Steuert alle Beteiligten (intern + extern) und sorgt für ein Gesamtprojekt, das funktioniert
✅ Plant und überwacht Schnittstellen – damit ERP, PIM, Gefahrstoffsystem, Etikettendruck und DMS zusammenarbeiten
✅ Entlastet IT-Leiter und Laborleiter – sie konzentrieren sich auf ihre Kernaufgaben
✅ Schafft Sicherheit – keine Lücken zwischen den Verantwortungsbereichen, keine bösen Überraschungen
✅ Bringt praxiserprobtes Wissen und Fähigkeiten im Bereich Schnittstellenentwicklung, Prozessoptimierung und Projektmanagement mit.
Gerne biete ich Ihnen zunächst eine kostenlose Beratung an.
Woher weiß der Berthelsen überhaupt wovon er da spricht?
Mit über 15 Jahren Erfahrung in der Softwareentwicklung und IT-Beratung, einem abgeschlossenen Masterstudium in Wirtschaftsinformatik und vielen verschiedenen abgeschlossenen IT-Projekten, habe ich mich als Experte für Softwarelösungen etabliert. Aus meinem Netzwerk kann ich für jede individuelle Situation die perfekte Lösung anbieten. Aufgrund meines Expertenwissens kann ich die Qualität neuer Partner bewerten. Im folgenden finden Sie abgeschlossene Projekte speziell im Bereich Gefahrstoffmanagement.
Integration Gefahrstoffmanagement- mit ERP-System
März 2023 bis September 2024
Kunde: Mellerud Chemie GmbH
Branche: Hersteller für Spezialreiniger
Die Software zur Berechnung der Gefahrstoffeinstufungen der Produkte wurde mit dem GUS ERP System verbunden. Es wurden Produktdaten, Rezepturdaten, Gefahrstoffeinstufungen und Bestelldaten ausgetauscht. Zusätzlich wurde ein Modul gekauft und eingerichtet, dass aufgrund der vom ERP-System bereitgestellten Bestelldaten entschied, wann Sicherheitsdatenblätter automatisch zum Kundengeschickt werden.
Rolle: IT-Projektleiter
Tätigkeiten:
✅Analyse, Erfassung und Dokumentation fachlicher Anforderungen und Geschäftsprozessen (Fokus auf Soll-Prozesse) in enger Zusammenarbeit mit den Stakeholdern
✅Vertragsverhandlungen mit Implementierungspartnern
✅Aufstellung und Sicherstellung der Einhaltung von Projektzielen, -zeitplänen und -budgets.
✅Erstellung und Überprüfung wichtiger Projektdokumentationen
✅Überwachung des Projektfortschritts und Ressourceneinsatzes
✅Identifikation und Minimierung von Risiken
✅Regelmäßige Berichterstattung an die Unternehmensführung
✅Unterstützung bei der Lösung von Problemen und der Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen.
✅Planung und Steuerung von Integrationstests
✅Planung, Steuerung und Durchführung von Schulungen
✅Entwicklung eines Python-Skripts zur Datenübertragung
Schwerpunkte: IT-Projektmanagement
Tools, Methoden, Programmiersprachen, Software:
✅Trello
✅MediaWiki
✅GUS
✅Wasserfall
✅Kanban
✅Scrum
✅BPMN
✅SQL
✅Python
Integration Gefahrstoffmanagement- mit PIM-System
Juni 2024 bis September 2024
Kunde: Mellerud Chemie GmbH
Branche: Hersteller für Spezialreiniger
Die Software zur Berechnung der Gefahrstoffeinstufungen für die Produkte wurde mit einem PIM-System verbunden, damit Sicherheitsdatenblätter und Gefahrstoffdaten auf die E-Commerce Plattformen verteilt werden konnten.
Rolle: IT-Projektleiter
Tätigkeiten:
✅Anforderungsmanagement und Übersetzung geschäftlicher Anforderungen in technische Lösungen
✅Analyse und Identifikation von Optimierungspotenzialen in den Geschäftsprozessen
✅Begleitung und Beratung der Projektinitiierung
✅Begleitung und Beratung bei der Softwareauswahl
✅Begleitung und Beratung der Unternehmensführung beim Projektmanagement
✅Organisation, Steuerung und Umsetzung der Datenmigration
✅Organisation, Steuerung und Umsetzung der Integration in die Softwarelandschaft
Schwerpunkte: IT-Projektmanagement, Softwareentwicklung
Tools, Methoden, Programmiersprachen, Software:
✅Trello
✅MediaWiki
✅GUS
✅Wasserfall
✅Scrum
✅BPMN
✅SQL
✅Python
✅REST-API
✅JSON + CSV
Einführung neues ERP-System
September 2022 bis Juni 2024
Kunde: Mellerud Chemie GmbH
Branche: Hersteller für Spezialreiniger
Das alte ERP-System wurde durch ein neues ERP-System von der GUS ersetzt. Ziel war es die Produktivität des Unternehmens zu steigern.
Rolle: IT-Berater, IT-Business Analyst, IT-Projektleiter von Teilprojekten
Tätigkeiten:
✅Anforderungsmanagement und Übersetzung geschäftlicher Anforderungen in technische Lösungen
✅Analyse und Identifikation von Optimierungspotenzialen in den Geschäftsprozessen
✅Begleitung und Beratung der Projektinitiierung
✅Begleitung und Beratung bei der Softwareauswahl
✅Begleitung und Beratung der Unternehmensführung beim Projektmanagement
✅Organisation, Steuerung und Umsetzung der Datenmigration
✅Organisation, Steuerung und Umsetzung der Integration in die Softwarelandschaft
Schwerpunkte: IT-Strategieberatung, IT-Projektmanagement
Tools, Methoden, Programmiersprachen, Software:
✅Trello
✅MediaWiki
✅GUS
✅Wasserfall
✅Scrum
✅BPMN
✅SQL
✅Python
Datenmigration dibac.windows nach dibac.hsm
März 2025 bis Heute
Kunde: dibac Software GmbH
Branche: Lack-, Farben- und Beschichtungsindustrie, chemische Industrie
Für verschiedene Kunden der dibac Software GmbH wurden Rezepte, Artikel, Rohstoffe, Stoffe, Gefahrstoffeinstufungen, Sicherheitsdatenblätter, Kunden und Lieferanten migriert. Dafür wurde die beiden Gefahrstoffmanagementsysteme dibac.windows und dibac.hsm entsprechend konfiguriert.
Rolle: IT-Berater
Tätigkeiten:
✅Analyse der Daten und Datenbank
✅Reverse Engineering
✅Datenbereinigung per SQL
✅Konfiguration dibac.windows
✅Konfiguration dibac.hsm
✅Kommunikation und Abstimmung mit Stakeholdern zur Sicherstellung eines erfolgreichen Projektverlaufs
Schwerpunkte: Datenmigration
Tools, Methoden, Programmiersprachen, Software:
✅Microsoft SQL Management Studio 20
✅dibac.windows
✅dibac.hsm
✅SQL
Meine Fragen an Sie:
